Kundendaten in WhatsApp, Baustellenfotos in der privaten Galerie, Adressen im Notizbuch: In vielen Betrieben läuft der Datenschutz auf Zuruf. Das ist riskant – und unnötig, denn die Grundregeln sind einfacher, als das Juristendeutsch vermuten lässt.
Hinweis: Dieser Artikel erklärt Grundlagen verständlich, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
Was die DSGVO von dir will – in einem Satz
Gehe mit den Daten deiner Kunden so um, wie du es dir für deine eigenen wünschst: nur erheben, was du brauchst; sicher speichern; nicht weitergeben; löschen, wenn es nicht mehr gebraucht wird – und erklären können, was du tust.
Welche Daten im Handwerk anfallen
- Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail des Kunden
- Fotos aus Wohnung oder Haus (Besichtigung, Auftrag, Abschluss)
- Angaben zum Objekt und zur Lebenssituation („Umzug wegen Trennung")
- Unterschriften (Abnahme, Protokolle)
All das sind personenbezogene Daten – du darfst sie verarbeiten, weil du sie für den Auftrag brauchst (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine extra Einwilligung ist dafür in der Regel nicht nötig. Kritisch wird es erst beim Wie der Verarbeitung.
Die fünf häufigsten DSGVO-Fallen im Handwerk
1. WhatsApp als Kundenakte
Das Problem: WhatsApp lädt Adressbücher hoch, speichert außerhalb der EU-Kontrolle und vermischt Privates mit Geschäftlichem. Für die schnelle Terminabsprache wird es meist toleriert – als dauerhafte Ablage für Kundendaten und Objektfotos ist es die falsche Wahl. Besser: ein System mit klarer Zuordnung und AV-Vertrag.
2. Baustellenfotos in der privaten Galerie
Kundenfotos zwischen Familienbildern, automatisch synchronisiert in eine US-Cloud, geteilt über private Accounts: Das ist gleich mehrfach problematisch. Fotos gehören in den Auftrag – zugeordnet, zugriffsbeschränkt, löschbar. Wie das praktisch geht, steht im Artikel Fotodokumentation im Handwerk.
3. Kein AV-Vertrag mit Software-Anbietern
Wenn ein Dienstleister Daten für dich speichert (Cloud, App, Buchhaltung), brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Seriöse Anbieter stellen ihn standardmäßig bereit – TrueVisit zum Beispiel arbeitet mit Servern in Deutschland und AV-Vertrag. Fehlt so ein Vertrag beim Anbieter deiner Wahl, ist das ein Warnsignal.
4. Daten ewig aufbewahren – oder zu früh löschen
Auftragsdaten mit steuerlicher Relevanz musst du aufbewahren (bis zu 10 Jahre); Anfragedaten ohne Auftrag solltest du dagegen nach angemessener Zeit löschen. Die Faustregel: Was einen Zweck hat, bleibt – was keinen mehr hat, geht.
5. Alle können alles sehen
Der Aushilfsfahrer braucht keinen Zugriff auf alle Kundendaten der letzten fünf Jahre. Systeme mit Nutzerkonten je Mitarbeiter (statt einem geteilten Login) lösen das sauber – und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters entziehst du einfach den Zugang.
Deine Kurz-Checkliste
- Kundendaten und Fotos in einem System mit Zuordnung statt in Chats und Galerien
- AV-Vertrag mit jedem Anbieter, der Daten für dich speichert
- Serverstandort prüfen – EU/Deutschland macht vieles einfacher
- Eigene Zugänge pro Mitarbeiter, Zugriff nur soweit nötig
- Datenschutzhinweise auf der Website aktuell halten
- Referenzfotos nur mit Einwilligung des Kunden veröffentlichen
Fazit
DSGVO im Handwerk heißt nicht Bürokratie-Monster, sondern Ordnung: die richtigen Daten am richtigen Ort, mit den richtigen Verträgen. Wer seine Besichtigungen und Aufträge ohnehin strukturiert digital führt, hat den Datenschutz fast nebenbei erledigt – und einen Wettbewerbsvorteil bei allen Kunden, die danach fragen.